Voraussetzung #
- Der Treuhandvertrag wurde unterschrieben zurückgesendet.
- Der Bestattungsvorsorgevertrag wurde vorne und hinten unterschrieben und der Zusatz des testamentarischen willens eingefügt. Das Dokument wurde ebenfalls zurückgesendet.
- Die Selbstauskunft wurde zurückgeschickt und ist unterschrieben, als auch die Deutsche Steuer-ID wurde hinzugefügt.
Vorgehensweise #
1. OneDrive Ordner erstellen
Zuerst muss ein Order auf Onedrive bei „Engelsfunke“ -> „Vorsorgen“ -> „aktiv“ erstellt werden. Dieser ist wie folgt zu benennen: Nachname, Vorname (z.b. Müller, Hans).
2. Gelbe Mappe erstellen
Jetzt ist das Programm „P-Touch Editor“ zu öffnen und auf „zuletzt verwendet“ zu klicken. Der Etikette Drucker ist anzuschalten und der Namen des Vorsorgenehmers im Programm einzugeben. Dann das Etikette drucken, auf eine gelbe kleben und die Art der Absicherung hervorheben.
3. Daten und Unterschriften überprüfen
Es ist auf dem Vorsorgevertrag zu prüfen, ob die beiden Unterschriften richtig gesetzt sind und ob der handschriftlich Zusatz des Auftraggebers ausgefüllt ist. Dann kann die eigene Unterschrift und der Engelsfunke Stempel gesetzt werden. Dann ist die Unterschrift und das eintragen der Steuer-ID auf der Selbstauskunft zu prüfen. Jetzt die Daten und Unterschrift auf dem Treuhandvertrag überprüfen und dann unterschreiben und Stempeln
4. Dokumente Scannen
Nun sind alle Dokumente zu scannen und auf OneDrive hochzuladen, dabei darauf achten, dass einige Dokumente doppelseitig sind. Urkunden wie die Heiratsurkunde sind ebenfalls zu scannen, diese sind dann in der gelben Mappe aufzubewahren.
- Selbstauskunft Benennung: Selbstauskunft_vorname-nachname (z.B. Selbstauskunft_h-mueller)
- Bestattungsvorsorgevertrag Benennung: Vorsorgevertrag_vorname-nachname (z.B. Vorsorgevertrag_h-mueller)
- Treuhandvertrag Benennung: Treuhandvertrag_vorname-nachname (z.B. Treuhandvertrag_h-mueller)
- Perso oder Ausweispflichtbefreiung Benennung: Perso_vorname-nachname (z.B. Perso_h-mueller)
- Betreuernachweis (nur bei Betreuern) Benennung: Betreuernachweis_vorname-nachname (z.B. Betreuernachweis_h-mueller)
5. Beiblatt Treuhand drucken
In Funeral-Cloud im Sterbefall auf „Dokumente“ und das „Beiblatt_Treuhand“ hinzufügen. Dieses Öffnen und ausdrucken.
6. Versand vorbereiten
Nun einen Umschlag mit den Dokumenten Selbstauskunft, Treuhandvertrag, Beiblatt, Perso/Ausweispflichtbefreiung und Betreuerbescheinigung (nur bei Betreuern) vorbereiten. Diesen mit einer 180er Briefmarke frankieren und in die Post geben.
7. ToDo abhaken
Anschließend das ToDo „Treuhandvertrag an Treuhänder versenden“ abhaken.
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