Voraussetzung #
- Lediglich das To-do „Rechnung ausstellen und versenden“ ist noch offen.
Vorgehensweise #
1. Leistungen in Funeral-Cloud prüfen
Zuerst schauen, ob in Funeral-Cloud bei „Leistungen“ gelbe Ausrufezeichen zu finden sind. Wenn ja, fehlt noch Information, die eingetragen werden muss. Wenn keins auftaucht, ist alle Information vorhanden.
2. Grüne Sterbefallmappe nach Auslagen durchsuchen
Die grüne Sterbefallmappe nach Rechnungen durchsuchen, welche an den Auftraggeber weitergegeben werden und auf die keine Mehrwertsteuer fällt. Dazu gehören Rechnungen vom Standesamt und für die Leichenschau (auch wenn Rechnung des Krankenhauses Mehrwertsteuer beinhaltet). Sollte eine Rechnung von der Oase der Ewigkeit dabei sein, dann diese auch, da die Mehrwertsteuer aus der Schweiz nicht weiter berechnet werden kann. Die Kosten der Reederei bei einer Seebestattung sind ebenso zu berücksichtigen.
3. Daten aus Auftrag generieren und vergleichen
In Funeral-Cloud auf „Abrechnung“ -> „Optionen“ -> „aus Auftrag generieren“ -> „Positionen“ klicken. Die Daten mit der Kostenübersicht vergleichen, welche im Trauergespräch gezeigt wurde. Wenn Abweichungen auftauchen, muss überprüft werden, woran das liegt.
4. Auslagen für Rechnungen ohne Mehrwertsteuer anlegen
Für die Rechnungen ohne Mehrwertsteuer muss eine Auslage angelegt und der Preis der Rechnung eingetragen werden. Für die Sterbeurkunden ist oft schon eine Rechnung angelegt; dann müssen nur die Kosten überprüft und bei Abweichungen geändert werden. Auch wenn die Rechnung des Krankenhaus Mehrwertsteuer beinhaltet, ist diese ebenfalls als Auslage anzulegen.
5. Positionen und Zeitungsanzeigen bearbeiten
In der Rechnung auf „Positionen“ -> „Neu“ klicken, „Auslage“ auswählen und den Preis sowie die Bezeichnung eintragen. Für jede dieser Rechnungen so eine Position eintragen. Wenn Zeitungsanzeigen aufgegeben wurden, erscheinen diese in Rot bei „Positionen“. Hier auf die drei Punkte an der rechten Seite klicken und die Spalten Anzahl und Breite eintragen, sowie die Kosten. Dann auf „Übersicht“ -> „Speichern“ klicken.
6. Rechnungen ohne Mehrwertsteuer kopieren
Jetzt die Rechnungen ohne Mehrwertsteuer kopieren und die Kopien in einen Briefumschlag stecken. Dabei darauf achten, dass überall der Stempel „Bezahlt“ aufgedruckt wurde.
7. Rechnung buchen und Anzahlungen berücksichtigen
In der Rechnung bei „Übersicht“ auf „Optionen“ -> „Buchen“ klicken. Prüfen, ob eine Anzahlungsrechnung erstellt und beglichen wurde. Wenn ja, „Kosten abzgl. Anzahlung“ wählen und auf „Buchen“ klicken. Wenn keine Anzahlung vorliegt, „Kosten“ auswählen und auf „Buchen“ klicken. Das Feld „Nummer“ wird leer gelassen.
8. Bearbeitung in Lexoffice abschließen
Anschließend Lexoffice öffnen und auf „Entwürfe“ gehen. Die Rechnung per Doppelklick öffnen und auf „Bearbeiten“ (kleiner Stift oben rechts) klicken. Dann auf „Weiter zur Vorschau“ klicken und die Vorlage „Blanko“ wählen.
9. Rechnung in Lexoffice abschließen und drucken
Nun auf „Abschließen“ klicken und die Rechnung drucken. Dazu die Tastenkombination „command + p“ nutzen und im „Systemdialog“ unter „Optionen“ die „Papierzufuhr“ auf „Einzug 1“ einstellen, um das Rechnungspapier auszuwählen. Dann den Druckvorgang starten.
10. Dokument in Funeral-Cloud prüfen und vorbereiten
Jetzt das Aktionsfeld „Dokument“ im To-do „Rechnung ausstellen und versenden“ anklicken. Dort überprüfen, ob der Text für den Sterbefall angemessen ist und diesen falls nötig anpassen. Das Dokument drucken, unterschreiben und als erste Seite so in den Umschlag legen, dass die Adresse im Sichtfenster gut lesbar ist.
11. Zusätzliche Familiendokumente beifügen
Sollten noch andere Dokumente der Familie wie eine Eheurkunde oder ein Bild vorhanden sein, sind diese ebenfalls mitzuschicken. Wenn ein Bild vorhanden ist, dieses in eine Folie geben, damit es nicht zerkratzt und ebenfalls in den Brief geben.
12. Versand durchführen
Eine Briefmarke auf den Umschlag kleben und diesen in die Post geben.
13. To-do in Funeral-Cloud abschließen
Jetzt das To-do „Rechnung ausstellen und versenden“ abhaken.
14. Archivierung des Sterbefalls
Zu guter Letzt bei Funeral-Cloud auf „Auftrag“ -> „Optionen“ -> „Archivieren“ klicken. Zudem in OneDrive den aktiven Sterbefall-Ordner in den Bereich „Archiv“ verschieben.
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