Voraussetzung #
- Blauer Schein (Leichenschauschein)
- Brauner Umschlag
- Unsere Sterbefallanzeige
- Falls nicht zuhause verstorben: externe Sterbefallanzeige (wird manchmal direkt an das Standesamt geschickt und liegt deshalb nicht vor)
- Nachweis des letzten Familienstandes (z. B. Scheidungsurteil, Heiratsurkunde etc. – oder mindestens Standesamt und Datum der Eheschließung)
Vorgehensweise #
1. Rechnung der 1. Leichenschau prüfen und ggf. scannen
Prüfen, ob in der grünen Sterbemappe ein kleiner Beleg für die 1. Leichenschau liegt auf dem „Bezahlt“ gestempelt wurde.
- Wenn ja: Rechnung ist bereits bezahlt, nicht mehr scannen.
- Wenn nein: Rechnung mit Lexoffice scannen und hochladen, oben rechts die Sterbefallnummer (findet sich in Funeral-Cloud oben rechts, im aktiven Sterbefall) eintragen und oben mit dem Stempel „gescannt“ stempeln. Danach in die grüne Sterbemappe einheften.
2. Externe Sterbefallanzeige scannen (falls vorhanden)
Externe Sterbefallanzeige von Krankenhaus/Polizei mit Prizmo scannen und hochladen.
Benennung: Sa_extern_v-nachname (z. B. Sa_extern_h-nebel).
3. Leichenschauschein scannen
Den Blauen Schein mit Prizmo scannen und hochladen.
Benennung: Lschein_v-nachname (z. B. Lschein_h-nebel).
4. Personalausweis scannen (falls vorhanden)
Personalausweis mit Prizmo scannen und hochladen.
Benennung: Perso_v-nachname (z. B. Perso_h-nebel).
5. Deutschen Reisepass scannen (falls vorhanden)
Deutschen Reisepass mit Prizmo scannen und hochladen.
Benennung: Pass_v-nachname (z. B. Pass_h-nebel).
6. Ausländischer Pass scannen (falls vorhanden)
Wenn nur ein ausländischer Pass vorliegt, diesen mit Prizmo scannen und hochladen.
Benennung: Pass_int_v-nachname (z. B. Pass_int_h-nebel).
7. Urkunden zum Familienstand scannen (falls vorhanden)
Heiratsurkunden, Scheidungsurteile oder andere Nachweise des Familienstandes scannen und im aktiven Sterbefallordner speichern.
Benennung Heiratsurkunde/Eheregisterauszug: Ehe_v-nachname (z. B. Ehe_h-nebel).
Benennung Scheidungsurteil: Scheidung_v-nachname (z. B. Scheidung_h-nebel).
Benennung Geburtsurkunde: Geburt_v-nachname (z. B. Geburt_h-nebel).
8. Bestattungsschein scannen (nur Polizeifall)
Wenn es ein Polizeifall ist, den Bestattungsschein mit Prizmo scannen und hochladen.
Benennung: Freigabe_v-nachname (z. B. Freigabe_h-nebel).
9. Eigene Sterbefallanzeige prüfen
In Funeral-Cloud im ToDo „Sterbefallanzeige an das Standesamt senden“ auf das Aktionsfeld „Dokument“ klicken, um die eigene Sterbefallanzeige aufzurufen.
Prüfen, ob folgende Angaben vorhanden und korrekt sind:
- Sterbezeitpunkt
- Sterbeort
- Zuständiges Standesamt (immer das Standesamt des Sterbeorts eintragen)
- Wenn das Heiratsdatum unbekannt ist, im Feld „Eheschließung“ das Standesamt der Eheschließung einzutragen und zu ergänzen: „Datum nicht bekannt“.
10. Eigene Sterbefallanzeige unterschreiben und scannen
Die Sterbefallanzeige drucken, unterschreiben und mit dem Engelsfunke-Stempel stempeln.
Anschließend mit Prizmo scannen und hochladen.
Benennung: Sa_v-nachname (z. B. Sa_h-nebel).
11. Unterlagen für das Standesamt in Umschlag legen
Einen Umschlag mit Fenster nehmen und folgende Unterlagen einlegen:
- Externe Sterbefallanzeige (falls vorhanden)
- Unsere unterschriebene Sterbefallanzeige
- Leichenschauschein
- Personalausweis bzw. Pass (falls vorhanden)
- Brauner Umschlag
- Urkunden zum Familienstand (falls vorhanden)
- Obduktionsschein (falls vorhanden)
- Bestattungsschein (bei Polizeifall)
Darauf achten, dass die Adresse des Standesamtes im Fenster des Umschlags gut lesbar ist.
12. Brief frankieren und Einschreiben vorbereiten
- 1,80 €-Briefmarke auf den Umschlag kleben.
- Einschreiben-Aufkleber anbringen.
- Den kleinen Schnipsel des Einschreibens mit aktuellem Datum versehen und auf die grüne Sterbemappe in das obere weiße Feld kleben.
- Den im Heftchen verbleibenden Schnipsel mit Sa_v-nachname (z. B. Sa_h-nebel) und Datum beschriften.
13. Dokumente zusätzlich per E-Mail an das Standesamt senden
Im ToDo „Sterbefallanzeige an das Standesamt senden“ das Aktionsfeld „Mail“ klicken.
Es öffnet sich eine neue E-Mail an das Standesamt.
Folgende Dokumente anhängen:
- Interne Sterbefallanzeige
- Externe Sterbefallanzeige (falls vorhanden)
- Leichenschauschein
- Kopie Ausweis/Pass (falls vorhanden)
- Nachweise Familienstand (falls vorhanden)
- Bestattungsschein (bei Polizeifall)
- Vollmacht (kann mitgeschickt werden)
14. ToDo abschließen
Das ToDo „Sterbefallanzeige an das Standesamt senden“ in Funeral-Cloud abhaken.
Sonderfälle #
Heiratsurkunde liegt im Original nicht vor, Standesamt akzeptiert keine Kopie #
1. In Funeral-Cloud im Bereich „Dokumente“ ein Zusatzdokument mit der Bezeichnung „Beiblatt Zusatzdokument Sterbefallanzeige“ hinzufügen.
2. Die Sterbefallanzeige an die Familie schicken mit der Bitte, die originalen Dokumente direkt an das Standesamt zu senden.
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