Voraussetzung #
- Das Standesamt hat uns die Sterbeurkunden bereits zugeschickt.
Vorgehensweise #
1. Anzahl der Sterbeurkunden prüfen
In Funeral-Cloud im Sterbefall auf „Leistungen“ -> „Beurkundung“ klicken.
Prüfen, ob die Anzahl der bestellten Urkunden mit der Anzahl der zugeschickten Sterbeurkunden übereinstimmt.
2. Sterbefallnummer auf die Rechnung schreiben
Oben rechts auf die Rechnung der Urkunden die Nummer des Sterbefalls schreiben.
Die Sterbefallnummer ist in Funeral-Cloud oben rechts im Sterbefall zu finden.
3. Rechnung scannen und stempeln
Die Rechnung mit Lexoffice scannen und mit dem Stempel „gescannt“ stempeln.
4. Eine Sterbeurkunde scannen und speichern
Mit Prizmo eine Sterbeurkunde scannen.
Benennung: Su-v-nachname (z. B. Su_h-nebel).
Die Datei im aktiven Sterbefallordner speichern.
5. Unterlagen für die Familie in den Umschlag legen
Einen Briefumschlag nehmen und die Sterbeurkunden in den Umschlag legen.
Die Sterbeurkunden für die Sozialversicherung können in unsere grüne Sterbefallmappe gegeben werden.
Zusätzlich den Personalausweis und alle Sozialkarten (wenn vorhanden) in den Umschlag legen.
Ebenso die Urkunden zum Familienstand und alle weiteren Urkunden, die uns die Familie bereitgestellt hat (falls vorhanden), beilegen.
Wenn vorhanden, auch den Antrag für die Vorschusszahlung der Witwenrente und die dafür notwendigen Dokumente beilegen (dazu im Abschnitt Abmeldungen nachschauen).
6. Anschreiben aus Funeral-Cloud ausdrucken und beilegen
In Funeral-Cloud im aktiven Sterbefall bei ToDos auf die Aktionstaste „Dokument“ im ToDo „Sterbeurkunden an Auftraggeber senden“ klicken und das Dokument ausdrucken.
Das Dokument unterschreiben, mit dem Engelsfunke-Stempel stempeln und mit der Anschrift nach vorne als erstes in den Brief legen, sodass die Adresse beim Versenden sichtbar ist.
7. Umschlag vorbereiten und Einschreibeschnipsel ausfüllen
Eine 1,80-€-Briefmarke auf den Umschlag kleben.
Den Zettel für das Anschreiben (Einschreiben) aufkleben und den kleinen Schnipsel mit dem aktuellen Datum versehen.
Diesen Schnipsel auf die grüne Mappe in das untere weiße Feld SU zu Auftrag kleben.
Den kleinen Schnipsel, der im Heftchen verbleibt, mit Su_v-nachname (z. B. Su_h-nebel) beschriften und ebenfalls das Datum hinzufügen.
8. Umschlag versenden
Den Umschlag in die Post geben.
9. Versand in Funeral-Cloud dokumentieren
In Funeral-Cloud im aktiven Sterbefall auf die Aktionstaste „Mail“ im ToDo „Sterbeurkunde an Auftraggeber senden“ klicken und die Sterbeurkunde, die per Post verschickt wurden, der E-Mail anhängen.
10. ToDo abschließen
Das ToDo „Sterbeurkunde an Auftraggeber senden“ abhaken.
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