Voraussetzung #
- Die Art der Vorsorge ist bekannt
- Familie hat sich für eine Vorsorge entschieden und um den Vertrag gebeten
Vorgehensweise nur Vorsorgevertrag ohne Absicherung #
1. Vorsorgevertrag erstellen
In Funeral-Cloud unter „Dokumente“ den „Vorsorgevertrag“ hinzufügen. Das Dokument per Doppelklick öffnen und alle fehlenden Informationen ergänzen. Unter „Vertragserklärung“ die gewünschten Optionen markieren. Falls Daten fehlen, die vom Kunden nachgetragen werden müssen, ist dies später im Anschreiben zu vermerken.
2. Vorsorgevertrag drucken
Den Vertrag doppelseitig drucken. Dazu im Drucker-Dialogfeld „Optionen“ -> „Endverarbeitung“ die Einstellung „Doppelseitig“ wählen und drucken.
3. Markierungen setzen
An allen Stellen, die eine Unterschrift erfordern, einen Sticker mit der Aufschrift „Bitte hier unterschreiben“ anbringen.
4. Infoblatt und Anschreiben vorbereiten
Das Dokument „Infoblatt Vorsorge ohne Absicherung“ sowie das Dokument „Anschreiben Auftraggeber (Vorsorgevertrag)“ in Funeral-Cloud hinzufügen. Beide Dokumente drucken und das Anschreiben unterschreiben.
5. Anzahlungsrechnung erstellen
In Funeral-Cloud unter „Abrechnung“ -> „Optionen“ die „Anzahlungsrechnung“ wählen, Daten vervollständigen und auf „Buchen“ klicken. Danach in Lexoffice unter „Entwürfe“ die Rechnung per Doppelklick öffnen und das bearbeiten Symbol oben rechts in der Ecke. Jetzt unten auf „Vorschau“ klicken und „Standard“ auswählen, dannauf „Abschließen und Drucken“ und dann ausdrucken auf normalem Papier.
6. Versand vorbereiten
Einen Rücksendeumschlag mit einer „1,80 € Briefmarke“ versehen. Alle Unterlagen zusammen mit dem Rücksendeumschlag in einen Versandumschlag legen, diesen ebenfalls mit einer „1,80 € Briefmarke“ frankieren und zur Post geben.
Vorgehensweise Vorsorge mit Treuhandvertrag #
1. Vorsorgevertrag hinzufügen
In Funeral-Cloud unter „Dokumente“ den „Vorsorgevertrag“ hinzufügen. Das Dokument per Doppelklick öffnen und alle fehlenden Informationen ergänzen. Unter „Vertragserklärung“ die Treuhand Optionen markieren. Falls Daten fehlen, die vom Kunden nachgetragen werden müssen, ist dies später im Anschreiben zu vermerken.
2. Vorsorgevertrag drucken
Den Vorsorgevertrag doppelseitig drucken (Dialogfeld „Optionen“ -> „Endverarbeitung“ -> „Druckstil“ -> „Doppelseitig“).
3. Sticker anbringen
Die Unterschriftenzeilen mit dem „Bitte unterschreiben“ Stiker markieren. Beim Feld „Eigenhändiger handschriftlicher Zusatz des Auftraggebers“ zusätzlich einen Sticker mit „Bitte beachten“ aufkleben.
4. Absicherung im System hinterlegen
In Funeral-Cloud Unter „Auftrag“ –> „Absicherung“ die Versicherungssumme sowie den Treuhänder eintragen.
5. Anschreiben vorbereiten
Das Dokument „Anschreiben Auftraggeber (Vorsorgevertrag)“ in Funeral-Cloud hinzufügen. Beide Dokumente drucken und das Anschreiben unterschreiben.
6. Treuhandvertrag und Selbstauskunft
Die Dokumente „Treuhandvertrag“ und „Selbstauskunft (Treuhand)“ in Funeral-Cloud laden, Daten prüfen und doppelseitig drucken.
- Treuhandvertrag: Unter „Treugeber“ einen Sticker mit „Bitte unterschreiben“ anbringen; unter „Bestattungsinstitut“ selbst unterschreiben und stempeln.
- Selbstauskunft: Bei „Deutsche Steuer-Identifikationsnummer“ einen Sticker „Bitte beachten“ anbringen und bei der Unterschrift „Bitte unterschreiben“ anbringen.
7. Überweisungsträger drucken
Das Dokument „Überweisungsträger Treuhand“ in Funeral-Cloud laden, herunterladen und mit Acrobat öffnen. Das Überweisungsträger Papier“ in Einzug Fach 2 einlegen im Drucker. Beim Drucken unter „Seite anpassen und Optionen“ die „tatsächliche Größe“ und unter „Kommentare und Formulare“ die Option „Nur Formularfelder“ wählen. Dann drucken.
8. Kostenübersicht und Anzahlungsrechnung
- Kostenübersicht: Unter „Abrechnung“ die Rechnung aus Auftrag generieren, öffnen, dann via „Optionen“ -> „Übertragen“ (Daten: „Kosten“) an Lexoffice senden. Dort unter „Entwürfe“ die Rechnung per Doppelklick öffnen und dann auf den Stift oben in der rechten Ecke klicken. Dann auf „Vorschau“, dort „Standard“ auswählen und „fertigstellen und drucken“. Anschließend ist dieses auszudrucken.
- Anzahlungsrechnung: In Funeral-Cloud via „Optionen“ -> „Anzahlungsrechnung“ (Daten: „Kosten“) -> „buchen“. In Lexoffice auf „Entwürfe“ und dann auf das bearbeiten Symbol klicken und auf „weiter zur Vorschau“. Dann das Layout „Standard“ wählen und auf normalen ausdrucken.
9. Unterlagen zusammenstellen
- Stapel 1 (Finanzen): Kostenübersicht, Überweisungsträger und Anzahlungsrechnung zusammenklammern mit Büroklammer.
- Stapel 2 (Vertrag): Vorsorgevertrag, Treuhandvertrag, Selbstauskunft, Hinweise zur Vorsorge, Anschreiben und den Rücksendeumschlag zusammenheften mit Büroklammer.
10. Versand
Den Rücksendeumschlag sowie den äußeren Versandumschlag mit jeweils einer „1,80 € Briefmarke“ frankieren. Dann alles in den Versandumschlag geben und versenden.
11. To-dos abschließen
Die To-Dos „Kostenübersicht zusenden“, „Treuhandvertrag zusenden“, „Rechnung versenden“ und „Vorsorgevertrag zusenden“ in Funeral-Cloud abhaken.
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